El Benchmarking aplicado paso a paso 🚀

Estudiar a la competencia es un factor clave para nuestro éxito empresarial cuando el sector en el que nos metemos ya tiene empresas trabajando. Por eso hoy vamos a analizar el concepto de Benchmarking que está empezando a ver cada vez más hoy en día.

¿Qué es el Benchmarking?

La evaluación comparativa o benchmarking es un proceso en el que se mide el éxito de su empresa frente a otras empresas similares para descubrir si existe una brecha en el desempeño que se pueda cerrar mejorando su desempeño.

El estudio de otras empresas puede resaltar lo que se necesita para mejorar la eficiencia de su empresa y convertirse en un actor más importante en su industria.

En otras palabras, el objetivo de la evaluación comparativa es comprender y evaluar la posición actual de una empresa u organización en relación con las mejores prácticas e identificar áreas y medios de mejora del rendimiento.

La búsqueda de las mejores prácticas puede existir dentro de una industria en particular y también en otras industrias. No son pocos los casos en donde espiando lo que hacen otras empresas en otros rubros uno puede innovar en el suyo.

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LOS BENEFICIOS DE LA EVALUACIÓN COMPARATIVA

• Análisis competitivo

Al identificar las áreas que desea mejorar en su negocio y comparar su desempeño actual con el de la competencia, su empresa puede esforzarse por mejorar su ejecución diez veces. El uso de la evaluación comparativa de esta manera ha permitido a las empresas obtener ventajas estratégicas sobre los competidores y aumentar los promedios de la industria.

• Monitorear el desempeño

La evaluación comparativa implica observar las tendencias actuales en los datos y proyectar las tendencias futuras según lo que pretenda lograr. Para saber que ha tenido éxito, la evaluación comparativa debe ser un proceso continuo. Monitorear el desempeño es una característica inherente del mismo.

• Mejora continua

Además de monitorear el desempeño, la mejora continua es un atributo esencial de la evaluación comparativa. Esto se debe a que el objetivo de la evaluación comparativa es mejorar un determinado elemento de una empresa . Esta mejora no debe ser simplemente algo que mejora una vez y se olvida, sino algo que mejora con el tiempo y es continuo.

• Planificación y establecimiento de objetivos

Una vez que se ha realizado la evaluación comparativa, se establecen objetivos y métricas de desempeño para mejorar el desempeño. Estos objetivos son objetivos nuevos y más competitivos para una empresa, pero deben ser alcanzables. Si las metas no son realistas para lograr, los equipos se desmotivan y las metas están destinadas a seguir sin cumplirse.

• Fomentar la propiedad

Cuando las empresas analizan sus procesos y métricas, necesitan hacer preguntas difíciles para obtener todas las respuestas que necesitan. Esto incluye hablar con todos en el negocio y comprender sus roles. Al hacer estas preguntas y comprender mejor el papel de todos, se fomenta la propiedad de los procesos y el desempeño. Esto significa que los empleados se sentirán orgullosos de su trabajo y del trabajo que realizan. Este orgullo conduce a un mejor rendimiento y resultados finales de mayor calidad.

• Comprenda las ventajas de su empresa

La evaluación comparativa identifica dónde se encuentra su empresa en este momento en comparación con el lugar al que desea que se dirija. Si está buscando mejorar cualquier proceso en su negocio, la evaluación comparativa es una forma de ver cómo puede sobresalir y ser más exitoso al describir los pasos necesarios para lograr su objetivo.

TIPOS DE BENCHMARKETING

Este es un resumen de los diferentes tipos de evaluación comparativa:

Benchmarking estratégico

• Utilizado cuando las empresas necesitan mejorar el rendimiento general, la evaluación comparativa estratégica examina las estrategias a largo plazo y los enfoques generales que han permitido que las empresas de alto rendimiento tengan éxito.
• Implica considerar aspectos de alto nivel como las competencias básicas, desarrollar nuevos productos y servicios y mejorar las capacidades para hacer frente a los cambios en el entorno externo.
• Los cambios resultantes de este tipo de evaluación comparativa pueden ser difíciles de implementar y llevar mucho tiempo materializarse.

Más apropiado para …

Realinear estrategias comerciales que se han vuelto inapropiadas

Benchmarking competitivo o de rendimiento

• Se utiliza cuando las empresas desean considerar su posición en relación con las características de desempeño de productos y servicios clave.
• Los socios de evaluación comparativa provienen del mismo sector
• Este tipo de análisis a menudo se realiza a través de asociaciones comerciales o terceros para proteger la confidencialidad.

Más apropiado para …

Evaluar el nivel relativo de desempeño en áreas o actividades clave en comparación con otras en el mismo sector, y encontrar formas de cerrar brechas en el desempeño.

Benchmarking de procesos

• Se enfoca en mejorar procesos y operaciones críticos específicos
• Se buscan socios de evaluación comparativa de organizaciones de mejores prácticas que realizan un trabajo similar o brindan servicios similares
• Implica la producción de mapas de procesos para facilitar la comparación y el análisis.
• A menudo resulta en beneficios a corto plazo

Más apropiado para …

Lograr mejoras en procesos clave para obtener beneficios rápidos

Benchmarking funcional

• Las empresas buscan comparar con socios de diferentes sectores comerciales o áreas de actividad para encontrar formas de mejorar funciones o procesos de trabajo similares
• Puede conducir a innovaciones y mejoras dramáticas

Más apropiado para …

Mejorar actividades o servicios para los que no existen contrapartes.

Benchmarking interno

• Implica la evaluación comparativa de negocios u operaciones dentro de la misma organización, por ejemplo, unidades de negocios en diferentes países.
• Tres ventajas principales de la evaluación comparativa interna son: (1) el acceso a la información y los datos confidenciales es más fácil (2) los datos estandarizados suelen estar fácilmente disponibles y (3) por lo general, se necesitan menos tiempo y menos recursos
• Menos barreras para la implementación ya que las prácticas pueden ser relativamente fáciles de transferir a través de la misma organización.
• Es posible que falte una innovación real, y es más probable que se obtenga el mejor rendimiento de su clase mediante evaluaciones comparativas externas.

Más apropiado para …

Varias unidades de negocios dentro de la misma organización ejemplifican las buenas prácticas, por lo que la gerencia desea difundir esta experiencia en toda la organización, rápidamente.

Benchmarking externo

• Implica analizar organizaciones externas que se sabe que son las mejores en su clase.
• Brinda oportunidades de aprender de quienes están en la “vanguardia”
• Puede requerir mucho tiempo y recursos para garantizar la comparabilidad de datos e información, la credibilidad de los hallazgos y el desarrollo de recomendaciones sólidas.

Más apropiado para …

Cuando se pueden encontrar ejemplos de buenas prácticas en otras organizaciones y hay una falta de buenas prácticas dentro de las unidades de negocio internas.

Benchmarking internacional

• Los mejores profesionales se identifican y analizan en otras partes del mundo, tal vez porque hay muy pocos socios de evaluación comparativa dentro del mismo país para producir resultados válidos.
• La globalización y los avances en la tecnología de la información están aumentando las oportunidades para proyectos internacionales. Sin embargo, estos pueden llevar más tiempo y recursos para configurar e implementar, por lo que los resultados pueden necesitar un análisis cuidadoso debido a diferencias nacionales.

Más apropiado para …

Donde el objetivo es alcanzar el estatus de clase mundial, o simplemente porque no hay suficientes empresas “nacionales” con las que comparar.

PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN COMPARATIVA

Consideraciones

• Antes de que una organización pueda lograr todos los beneficios de la evaluación comparativa, sus propios procesos deben entenderse claramente y estar bajo control.
• Los estudios de evaluación comparativa requieren inversiones significativas de mano de obra y tiempo, por lo que la gerencia debe defender el proceso hasta el final, incluida la preparación y la voluntad de realizar cambios basados ​​en lo aprendido.
• Un alcance demasiado amplio condena el proyecto al fracaso. Un tema que no es crítico para el éxito de la organización no reportará suficientes beneficios para que el estudio valga la pena.
• Los recursos inadecuados también pueden arruinar un estudio de evaluación comparativa al subestimar el esfuerzo involucrado o la planificación inadecuada. Cuanto mejor se prepare, más eficiente será su estudio.

Plan

1. Defina un tema del estudio de evaluación comparativa muy centrado. Elija un tema crítico para el éxito de la organización.
2. Forme un equipo multifuncional. Durante los pasos 1 y 2, se deben establecer firmemente los objetivos y el apoyo de la gerencia para el estudio.
3. Estudie su propio proceso. Sepa cómo se realiza el trabajo y las medidas de la salida.
4. Identifique las organizaciones asociadas que puedan tener las mejores prácticas.

Recoger

5. Recopile información directamente de las organizaciones asociadas. Recopile tanto descripciones de procesos como datos numéricos mediante cuestionarios, entrevistas telefónicas y visitas al sitio.

Analizar

6. Compare los datos recopilados, tanto numéricos como descriptivos.
7. Determine las brechas entre sus medidas de desempeño y las de sus socios.
8. Determine las diferencias en las prácticas que causan las brechas.

Adaptar

9. Desarrolle metas para el proceso de su organización.
10. Desarrolle planes de acción para lograr esos objetivos.
11. Implementar y monitorear planes.

Ejemplos de Benchmarking

Uno de los mejores ejemplos que se ha llevado a cabo en los últimos años, es el protagonizado por Starbucks. La inestabilidad económica y la apuesta por potenciar las ventas de café por parte de empresas de fast food como McDonalds, han hecho que Starbucks haya iniciado un proceso de benchmarking.

¿Qué decidieron mejorar para paliar esta situación? Uno de los aspectos vitales para su modelo de negocio es el tiempo de la preparación de sus cafés. Como hemos visto anteriormente, se necesita una empresa líder en quien fijarse para implementar posteriormente las mejoras. La empresa elegida: el fabricante automovilístico japonés Toyota. Sin duda un gran ejemplo a seguir en la optimización del tiempo de fabricación de sus productos.

Al parecer el 30% del tiempo empleado en la preparación de los famosos cafés de Starbucks se pierde en el tiempo utilizado por los empleados en agacharse, andar o escoger los ingredientes. Después de realizar un análisis de los benchmarks, implementaron un plan de acción basado en la optimización de los procesos para preparar sus cafés, un rediseño del espacio de trabajo, junto con una nueva disposición de los utensilios y las maquinas necesarias para la preparación de sus productos. Aspectos aparentemente tan simples como  acercar y mejorar la disposición de los ingredientes más utilizados en sus cafés, hicieron que se mejorara casi en un 20% el tiempo de elaboración de sus productos.

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