CÓMO ADMINISTRAR UN NEGOCIO 🚀

Manejar un negocio puede ser difícil si no tenemos una guía de administración adecuada. Que un negocio sea pequeño no quiere decir que su administración sea sencilla por eso hoy te quiero mostrar cómo administrar tu negocio como un profesional.

¿CÓMO ORGANIZAR UN NEGOCIO PEQUEÑO?

¿Cómo manejar un negocio pequeño? es una duda muy frecuente.

Primero comencemos por las bases de toda organización, la Administración.

Uno podría pensar que tienen un perfecto control de la administración de su negocio pero siempre falta algo importante, datos.

La mayoría de las pequeñas empresas carecen de algo tan sencillo como un registro diario y automatizado de ingresos, gastos y stock.

Muchas incluso, siguen anotando aun a mano en una libreta las ventas del día y guardando en un cajón las facturas de los proveedores.

Y ni hablar del stock y el típico, yo sé la mercadería que tengo.

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Cualquier emprendimiento que quiera crecer con fuerza debe tener bases fuertes y esas bases deben estar sustentadas en 3 cosas:

• Ahorro de tiempo
• Datos cuantificables
• Delegación

¿Cómo voy a delegar la administración del stock si “la tengo en mi cabeza”? ¿cómo voy a ahorrar tiempo si escribo a mano? ¿cómo voy a saber día a día cuánto gane si no llevo un registro de datos?

Esto no es algo que concierne a las empresas grades, ni tampoco es algo inaccesible para una micro empresa porque la mayoría de estas cosas se pueden hacer sin costo o con un costo mínimo.

Vamos a desmenuzar esto siempre pensando en un micro negocio, un kiosco chico, una despensa, una tienda de ropa chica, una tienda online de venta de cualquier producto o incluso una empresa pequeña que ofrece algún servicio. Pensemos siempre en lo pequeño, luego lo podemos escalar.

Ya sea que nuestro negocio sea físico o virtual, tenemos que llevar una correcta administración.

Vamos a dividir a nuestra empresa en dos partes claves:

• Flujo de dinero
• Flujo de trabajo

En el flujo de dinero vamos a tener todo lo vinculado a los ingresos y los egresos de la empresa. Tenemos que organizar esto por favor, de la manera más automática posible.

El objetivo es tener al final del día un resumen de los ingresos y gastos del día, aunque lo ideal es poder tener esta información minuto a minuto o cuando la necesitemos.

Podemos mejorar esto de dos maneras muy sencillas. O contratamos un software de ingresos y gastos, donde se integra todo. No son programas muy costosos y los hay para todos los gustos y rubros.

De hecho, muchos de estos programas ya están diseñados para los tipos de negocios más tradicionales como venta de ropa o kioscos.

Incluso podemos contratar una versión que se conecte a internet para tener los datos en tiempo real desde nuestro celular o nuestra casa.

Una segunda opción es crear una buena hoja de cálculo con Excel o con google sheet. Es preferible con google porque la podemos enlazar online y ver la planilla desde cualquier dispositivo, lugar y a cualquier hora, pero el estándar de Windows también sirve.

Si vamos a hacer nuestra propia hoja de cálculo debe ser simple y de carga fácil. Debería tener máximo 3 pestañas: la de ingresos, la de gastos y una resumen con cuadro estadísticos.

Mantengamoslo simple.

Entonces para poder ordenar el Flujo de caja podemos contratar un software ya hecho o armar nuestra propia hoja de cálculo simple.

En cuanto a la segunda parte, el flujo de trabajo, esto se centra en el stock.

Este stock puede ser de mercadería, si es que vendemos productos, o de horas, si es que vendemos servicios.

Si contratamos un software de gestión de flujo de caja, seguramente ya venga incluido el de stock. Por lo que con 1 sistema solucionamos dos problemas. Si no, tendremos que agregar una pestaña más a nuestra hoja de cálculo que diga stock.

Para poder hacer un registro eficiente del stock vamos a comenzar con una carga inicial, es decir, que es lo que tenemos hoy y a partir de ahí comienzan los movimientos del día.

Al final de la semana debería hacerse un control para ajustar las diferencias.

Algo interesante para poder llevar un stock controlado es el usar códigos de barra. Si tenemos todos los productos cargados en un software, seguramente este tenga la opción de usar la pistola que lee códigos lo cual nos facilitaría mucho.

También existen apps para celular que nos pueden ayudar  que leen códigos de barra y llevan un control del stock.

En el caso de que ofrezcamos algún servicio es importante hacer un stock disponible de horas diarias para poder administrar correctamente nuestro tiempo.

En este caso podemos usar agendas digitales. Te recomiendo usar la de Google porque es muy práctica y gratuita, además de que se conecta con tu celular y pc al mismo tiempo.

Entonces, para administrar el flujo de trabajo necesitamos controlar el movimiento de los productos lo cual lo podemos hacer con un software específico, agregando una pestaña a nuestra hoja de cálculo o usando alguna app para celular con escaneo de código de barras.

Como vemos, con una pequeña vuelta de tuerca podemos lograr ahorrar tiempo, tener un buen control de lo que pasa en nuestra empresa y algo muy importante, delegar. Si simplificamos y ordenamos el proceso, podremos hacer que otra persona haga el trabajo sin que tengan que depender de nosotros. Esto es clave para la escalabilidad del negocio en el futuro.

EL MARKETING DE UN NEGOCIO PEQUEÑO

Una vez que tenemos las bases firmes y un negocio controlado, tenemos que potenciar las ventas y para eso vamos a usar el Marketing Digital.

Debemos ver al marketing digital como un conjunto de herramientas que nos permiten llevar nuestro negocio al siguiente nivel.

Dentro de lo referente al marketing digital nos encontramos con:

• La atracción del cliente
• La retención del cliente

Para atraer a los clientes debemos pensar quién es nuestro cliente. Por ende el primer paso para desarrollar una estrategia de marketing exitosa es saber a quién le vamos a vender.

Lo mejor es sentarse tranquilo y tratar de detallar las características de él. Por ejemplo, entre que rango de edad está, sexo, geografía, idioma, niveles de ingresos, cultura, gustos, en fin, todos aquellos datos que sean de utilidad para poder entender a quienes le vendemos. Incluso podemos hacer un dibujo de nuestro cliente para no olvidarnos a quien le vendemos.

Una vez que sabemos a quién le vendemos, debemos dar sin esperar nada a cambio. Este es un concepto que se está desarrollando mucho en el mundo de internet, dar sin pedir nada a cambio.

Dar contenido gratuito y de calidad en las redes sociales, dar muestras gratis, dar información de interés en nuestra web, dar una versión free de nuestro programa, dar, dar y dar. De eso se trata.

Si bien para la mente tradicional esto parece una locura, existen explicaciones psicológicas que demuestran que el dar genera un sentido de obligación, entre tantas otras cosas, de quien recibe el regalo hacia la persona que lo da.

¿Qué sentirías si un amigo te hace un regalo de la nada? Una grata sorpresa supongo pero también se comenzaría a sentir cierta ansiedad para tratar de saldar esa “deuda psicológica” que se nos ha generado. Imagínate si en vez de un regalo, te da 2 o 3. La presión sube y terminamos regalando algo de mayor valor para poder compensar.

Lo mismo sucede en el mundo actual de las ventas. Para abrir la puerta, hay que dar.

Por último, si queremos atraer a un cliente no debemos vender productos, debemos vender emociones. No vendemos un seguro, vendemos la satisfacción de saber que nuestra familia está segura y protegida.

Debemos apuntar a los beneficios emocionales que generan nuestros productos o servicios, como primera medida.

Antiguamente solo se leía de memoria un prospecto con las mil y una característica del producto, hoy sabemos que esa no es la manera más eficiente de llegar al cliente.

En resumen, para atraer al cliente primero debemos identificarlo para luego darle sin esperar nada a cambio y si se decide a consultarnos que vea que vendemos algo más que un producto.

Pero luego de tanto esfuerzo por atraer a un cliente debemos tratar de retenerlo el mayor tiempo posible y para eso debemos aumentar el contacto post venta.

No se trata de saturarle el email de ofertas luego de que compro algo, se trata de personalizar el contacto con el cliente agregando valor.

No es necesario enviarle ofertas de productos, podemos enviar noticias de interés sobre el producto que compro, un manual de uso online, tiendas cercanas de donde él vive que puede conseguir repuestos si pasa algo, accesorios para ese producto que pueden ser de su interés, en fin, cualquier cosa que aporte valor y que esté relacionado con el producto que compró.

No debemos saturar al cliente con ofertas diarias, salvo que él nos lo pida.

Nuestro enfoque está en seguir agregando valor y afianzando la relación con nuestro cliente para que vuelva a comprar o nos recomiende con un tercero. Nada más poderosos que el boca en boca entre amigos.

Haciendo foco en la atracción del cliente y su retención por medio de la venta no forzada, podremos incrementar de manera exponencial nuestras ventas pero no debemos olvidar el primero punto de todo esto, una adecuada administración.

Para esto contamos con sofwares específicos denominados CRM. Un CRM o Customer Relationship Management, o Gestión de las relaciones con clientes, es un soft que guarda todas las conversaciones que hemos tenido con el cliente (ya sean por mensajes, telefónicas, por email o redes sociales) y genera una ficha de cliente con datos analizables y que nos permite hacer un seguimiento de ese cliente.

Es un soft muy útil, principalmente una vez que logramos la atracción, para lograr incrementar las posibilidades de vender.

LAS INVERSIONES EN UN NEGOCIO PEQUEÑO

Teniendo las bases firmes y encaminando las ventas, van a comenzar a surgir sobrantes de efectivos que debemos  Invertir.

Existen diferentes formas de invertir ese dinero que se pueden categorizar en:

• Inversiones productivas
• Inversiones financieras

Las inversiones productivas son aquellas que hacen crecer el negocio en mercadería, infraestructura, volumen de ventas, expansión geográfica, en fin, todo lo que tenga que ver con la parte dura del negocio, con su objetivo principal.

Muchos re invierten los sobrantes en más mercaderías, otros en marketing para incrementar las ventas, pero todo va a depender de la estrategia que tengamos en mente.

La segunda opción es la inversión financiera. Lo interesante de esto es que no solo se trata de inversiones a largo plazo, sino de inversiones de 1 día.

Si nos sobra dinero que no vamos a utilizar por algunos días, ¿por qué no invertirlos en algún instrumento que pague intereses diarios?

La mayoría de estos instrumentos pagan tasas similares a los plazos fijos pero tienen la ventaja de pagar de manera diaria por lo que todo el tiempo tenemos nuestro dinero a disposición.

Lo mejor siempre es preguntar a nuestro banco si tienen estos instrumentos que en muchos casos son FCI de alta liquidez. Si bien, podríamos contratar este servicio a parte en un bróker si lo que queremos es velocidad y liquidez es mejor el banco porque el dinero entra y sale de nuestra cuenta con un clic. En cambio con un bróker debemos pasar nuestro dinero del banco a la cuenta comitente y de la cuenta comitente al banco cuando hagamos retiros y esto puede demorar entre 24 a 48hs.

Si bien no es mucho tiempo, recordemos que en este caso priorizamos la liquidez.

Lo importante es tener el dinero siempre trabajando.

Cuando ya tenemos bien en claro nuestro proceso administrativo, cómo vamos a hacer las ventas y cuál es nuestra estrategia de re inversión,  debemos sistematizar el proceso global.

Sistematizar consiste en hacer que la empresa funcione lo más independientemente posible de nosotros.

El primer obstáculo de la sistematización somos nosotros y nuestro ego. La típica frase de “esto funciona gracias a mí”, no encaja con la sistematización.

Debemos poder delegar el 100% de la operatoria regular de nuestra empresa y no se trata de contratar más empleados sino de buscar la forma de pulir el proceso y lograr hacerlo de la manera más eficiente posible.

Luego podemos ver si necesitamos más empleados o podemos automatizar el proceso usando la tecnología.

De hecho, debemos apuntar a buscar métodos de sistematización lo más tecnológicos posibles para evitar elevar los costos y a su vez aumentar la eficiencia.

Debemos tratar de dejar en manos de personas solo aquellas actividades que realmente requieran de una intervención humana.

El proceso de sistematización es difícil principalmente porque batallamos contra nosotros mismos y queremos ser el superman del negocio, tratar de hacer la caja, reponer stock y contestar los emails mientras atendemos a los proveedores. No podemos hacer todo.

La sistematización es fundamental para lograr libertad y habremos alcanzado la libertad, cuando nos vayamos 6 meses de vacaciones sin tener contacto con nuestra empresa y al volver, siga funcionando todo igual o mejor.

TRUCOS PARA ADMINISTRAR UN NEGOCIO PEQUEÑO

Para terminar me gustaría agregar algunos trucos puntuales  a los ya mencionados para incrementar las ventas.

1 – Tener una página web. Si no estás en internet no existís. ¿Quién no ha googleado buscando algo? Es importante que empieces a pensar en una web aunque sea solo de presentación.

2 – Medios de pago. Debes ofrecer todos los medios de pago posible tanto en el mostrador como en tu web. Más medios de pago es igual a más ventas.

3 – Usa las redes sociales, pero no cualquier red social, las que usan tus clientes. Si tus clientes son gente joven por ejemplo, seguramente prefieran más instagram que facebook, por  tal motivo vos tenes que tener presencia ahí donde está tu cliente.

4 – Aprende de inversiones. Saber invertir puede hacer la diferencia en un negocio pequeño. Obtener buenos rendimientos con el sobrante de caja diario puede ayudarte a mejorar las finanzas generales.

5 – Amigate con la tecnología. La tecnología puede ayudarte a bajar los costos y aumentar tus ingresos, así como también darte más tiempo para disfrutar tu vida.

6 – Si no sabes, contrata a alguien que sepa. Hoy en día podes contratar colaboradores freelancer que te ayuden con proyectos específicos y trabajan por objetivos. No es necesario saber de todo.7 – Si las ventas no crecen, es hora de cambiar. No te estanques siempre en lo mismo, las cosas cambian y dejan de funcionar. Si las ventas no aumentan, es hora de cambiar.

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