LLEVAR UN EMPRENDIMIENTO PEQUEÑO 🚀

¿Cómo administrar un Negocio Pequeño? Es una pregunta que muchos se hacen pero que muy pocos saben responder adecuadamente. Por eso hoy quiero enseñarte a cómo administrar un negocio pequeño desde cero.

EMPEZAR UN NEGOCIO PEQUEÑO

Cuando empezamos a emprender siempre resulta muy fastidioso administrar un negocio. Por lo general no llevamos ningún registro de nada y creemos que podemos manejar todo sin control.

Pero la realidad no tarda en superarnos y sale a la vista que tener una correcta administración desde el comienzo del negocio es una muy buena idea.

Además, ser organizados no solo es una cuestión meramente administrativa sino de crecimiento. Para poder expandir nuestro negocio necesariamente necesitamos tener una correcta administración por lo que hacer esta tarea de manera eficiente nos va a llevar al éxito futuro.

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Pero ¿cómo administro un negocio pequeño?

Te voy a enseñar cómo hacerlo en 3 simples pasos.

1 – Flujos de efectivo.

Este es un paso clave y que nos permite llevar un control claro del movimiento de dinero. En este apartado vamos a crear una planilla, preferentemente en una hoja de cálculo como Excel o Sheet, en donde llevamos un registro periódico de los INGRESOS Y GASTOS.

Vamos a registrar los flujos de efectivo actuales y futuros. Para esto vamos a crearla con los siguientes elementos.

INGRESOS

• Ventas
  • Producto X
  • Servicio X
• Intereses
  • Cuentas por cobrar

GASTOS

• Comercial
  • Proveedores
  • Sueldos
• Local
  • Alquileres
  • Servicios
• Financiero
  • Intereses préstamos
• Impuestos
  • Nacionales
  • Provinciales
  • Municipales

Lo interesante de esto es que lo vamos a llevar a cabo de una manera muy particular. En el mes corriente vamos a poner solo lo cobrado o pagado. Es decir, solo vamos a registrar en el mes corriente lo que realmente entró y lo que realmente salió de dinero.

Y en la misma planilla pero en los meses siguientes lo que vamos a hacer es anotar lo proyectado que puede ser real o una estimación.

Por ejemplo, los intereses a cobrar en la parte de ventas pueden ser reales porque ya sabemos cuánto nos deberían pagar los próximos meses. De esta forma sabemos cuánto dinero posiblemente nos entré por ese concepto. No es seguro, pero es bastante certero en cuanto a las cifras.

Por otro lado tenemos las ventas de productos que pueden ser variables por lo que en este caso si queremos podemos hacer una proyección para tener un estimado de los ingresos que podemos llegar a tener y así poder planificar mejor los futuros ingresos.

Lo mismo para el caso de los gastos. El pago que tengamos que hacer de sueldos, alquiler o intereses van a ser bastante certeros, pero el gasto en proveedores puede que tengamos que estimarlo si queremos una proyección clara.

A mí particularmente me gusta poner en negro todos los valores corrientes o pasados, es decir, cifras que ya están confirmadas y representan o representaron movimientos reales de dinero. Básicamente de hoy inclusive para atrás, todo en negro. Y lo proyectado o futuro en gris. Pero eso manéjalo vos.

El concepto de COMERCIAL por lo general está asociado al costo directo específicamente el rubro proveedores. Es decir, si queremos calcular el RESULTADO BRUTO por algún motivo simplemente haríamos VENTAS POR PRODUCTO menos PROVEEDORES. Sería lo que normalmente se conoce en un estado de resultados como COSTO. Pero no te compliques porque acá lo que buscamos es simplicidad y claridad.

La clave en un negocio pequeño es tener el control del flujo de efectivo y con esta planilla lo logramos perfectamente y a la vez tenemos datos útiles que aparecen en un estado de resultados. Un dos por uno muy efectivo.

Podes lógicamente agregar más categorías y elementos. Solo te estoy ofreciendo un ejemplo de lo que podría ir.

A su vez, muchos complementan esta planilla que es de carácter mensual con una diaria. Es decir una planilla diaria de INGRESOS y una planilla diaria de GASTOS.

Es una forma muy útil de tener un detalle de lo que paso en el día.

Estas cosas las podés hacer sin problemas con algún software de registro. Si te interesa te dejo algunos gratuitos acá: https://academiasimple.com/programas-gratuitos-de-administracion-de-empresas/

2 – Stock.

Ya tenemos controlado el flujo de efectivo. Sabemos lo que entra y lo que sale hoy, así como también unas proyecciones futuras. Ahora nos vamos a enfocar en un rubro clave que todos dejan de lado, los proveedores y el stock.

Este es un apartado que merece tener su propio seguimiento porque de él dependen muchos factores de la empresa y es siempre el rubro más desordenado de todos.

Si sos una empresa de servicios, en este punto lo que más tendrías que administrar es la mano de obra o el tiempo, ya que son los dos factores a tener en cuenta en una empresa de servicio. Pero aun así es bastante fácil de administrar.

Pero en las empresas de productos esto puede volverse un caos muy rápido. Un kiosco, una despensa, una ferretería o algo similar, son rubros que debemos controlar al detalle.

No puede ser que compremos mercadería y al cabo de un tiempo se nos venza o que no tengamos ni idea de donde está.

Si o si, o usamos un programa de stock o creamos una planilla de cálculo.

Si tu emprendimiento es de alguno de los anteriores, lo más efectivo es comprar un software y una pistola lectora de códigos. La inversión es mínima te lo aseguro y te simplifica enormemente la vida.

Si no te da el presupuesto, que lo dudo porque es muy accesible todo, podes usar alguno de los soft gratuitos que te puse en el punto 1.

Tenes que registrar todas las entradas y salidas de mercadería. Así de simple.

Todo, de todo, de todo. Si algo se rompió o se venció tenes que darle salida. No podes perder el control de tu stock.

Y si tu empresa ya lleva años en el rubro, es buen momento para parar un fin de semana y hacer stock.

Necesitas saber minuto a minuto cuál es tu stock porque la mercadería es plata parada. Sé que muchos ahorran en mercadería o invierten en mercadería, pero si la vas a tratar así entonces con más razón tenés que tener un registro porque sino no vas a saber si “tu inversión” te está dando rendimientos.

Así que no dudes en registrar todo.

Un registro sencillo de Stock debe contener:

• Código del producto, puede ser uno inventado por vos. Por lo general se usa el que tiene el proveedor para no confundirse. También podés desglosar esto en 2 y poner código propio y código del proveedor.
• Fecha de Ingreso.
• Origen, donde iría el nombre del proveedor.
• Categoría y subcategoría del producto. Tendrías que inventar las categorías y sub categorías para mantener un orden. Por ejemplo, bebidas – bebidas alcohólicas – vodkas
• Nombre del Producto.
• Detalle del producto
• Cantidad de unidades.
• Costo unitario.
• Costo total.
• Última salida.
• Forma de despacho, puede ser en el mostrador o envío.
• Cliente entregado, algún dato relevante del cliente.
• Vendedor, nombre de la persona que entregó el producto.

3 – Ventas.

Sin esto nada de lo anterior tiene sentido. Sin ventas, no hay negocio por ende ¿por qué no estás haciendo nada por vender más? ¿tenes un registro de ventas?

Muy pocos son los que realmente tienen un registro real de ventas en donde saben cosas como por ejemplo el costo de adquisición del cliente, el ROAS, el life time value o demás métricas para analizar cómo se están moviendo las ventas.

En otras palabras, no solo se trata de registrar el ingreso de plata sino todo lo que conlleva la adquisición de clientes.

Desde cómo lo traemos a la empresa y cuanto sale, hasta cuanto tiempo se queda y cuánta plata nos genera.

Para esto, nuevamente, podemos optar por un registro manual o un CRM. Preferiblemente un CRM porque es más fácil para obtener métricas pero sino manualmente si las ventas no son muchas mensuales.

Por ejemplo, si tus clientes mensuales son menos de 200, puede que te sea fácil llevar un Excel, pero ya más de eso se vuelve complejo.

Invertir en un buen CRM simple puede ser la salvación.

La intención es no solo registrar la venta en sí, sino datos del cliente que nos permitan entender por qué nos compran, cuándo nos compran, qué compran más, qué menos, cómo compran, qué medio de pago usan, en fin, todos los datos que puedas extraer y registrar de tus clientes pueden ser una mina de oro.

Así que la clave, al igual que en los otros 2 puntos es llevar un registro.

Los datos que debería contener tu planilla como mínimo serían:

• Código del cliente, lo podés inventar. Es un código de legajo.
• Fecha.
• Nombre completo del cliente.
• Producto vendido.
• Cantidad de unidades.
• Precio unitario.
• Precio total.
• Forma de pago.
• Forma de envío.
• Datos de contacto.
• Medio de contacto con el cliente, que puede ser email, teléfono, redes sociales, etc.

Si querés dar el siguiente paso te recomiendo este otro artículo: https://academiasimple.com/como-administrar-un-negocio-pequeno-2020-facil/

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